Не прошла санминимум

В нашей школе-интернат проходила республиканская санпроверка. Выяснилось, что у нас у воспитателей не пройден санминимум. Но воспитатели не знали когда срок прохождения так как санитарные книжки были у медика, мы их сдаем сразу как проходим медосмотр, графика прохождения медосмотра и санминимума не было. Теперь администрация говорит, что штраф будем платить мы воспитатели. Как быть нам в этой ситуации. Санминимум мы прошли сразу как нам сказали.