Заявление нотариусу

12.11.2014г. умер сын.
23.03.2015г. нам пришло извещение, что после умершего открылось наследство, состоящее из 1/2 доли по адресу ул. Моторостроителей, где живет его семья и 1/3 ул. Шишкова, где проживаем мы. Дальше следует…если мы желаем получить свою долю, то не позднее 12.05.2015г вышлите заявление в нотариальную кантору о принятии наследства и т. д.
Вопрос: 1. Почему нас просят письменно к нотариусу писать заявление и отравить почтой,а не прийти…тем более, что мы у неё были в январе, но наследственное дело ещё небыло открыто?
2.Мы не знаем как написать это заявление, и что нам делать?
Прошу помочь. Заранее благодарны.