Очередь на квартиру

Подошла наша очередь на расширение жилья.23 сентября нам выделили 2-ную квартиру. Мы начали собирать справки.За неделю мы всё собрали, что от нас просили.Потом тишина, 15 октября позвонили и попросили донести ещё недостающие справки. 17 мы их предоставили, 20 нам сказали,что все справки отправили в мэрию.Ждём ответ.А 18 ноября приходит письмо,что нам отказано от 14 октября т.к. мы не представили документы. .Письмо отправлено с мэрии 10 ноября. То получается оплошность администрации?За какой срок мы должны были собрать необходимые документы?Подскажите,что нам делать?